37 / 84
35
June 2017
Die trusts van die vier bedrywe is as SAGIS se lede geregistreer en
elke trust wys jaarliks twee direkteure, sowel as een alternatiewe
direkteur, vir SAGIS aan. SAGIS word ook deur die onderskeie trusts
befonds (
Figuur 1
).
Aksies om die korrektheid van voorrade,
soos gepubliseer, te verseker
Interne kontroles
SAGIS beskik oor ‘n gesofistikeerde rekenaarstelsel, wat:
Verskeie toetse uitvoer wanneer ‘n opgawe op die stelsel verwerk
word. (Is die vorige maand se opgawe vasgelê?; Beginvoorraad
is vorige maand se eindvoorraad?; Eindvoorraad is die som van
die beweging van graan op die res van die opgawe?; Firma- en
perseelnommers is geldige nommers?)
Verslae opstel wat die personeel help om foute en afwykings
vinnig te identifiseer vir opvolg. (Vergelyk B se ontvangstes
vanaf A met A se versendings na B?)
Eksterne kontroles
Inligting van eksterne bronne word gebruik om ons inligting
daarteen te meet (SAID, PPECB, Portnet en Spoornet).
Ouditinspeksies
SAGIS se ouditinspekteurs speel ‘n belangrike rol deurdat hulle die
betroubaarheid van die inligting onafhanklik en fisies op die perseel
meet. Hul aktiwiteite sluit, onder andere, in:
Fisiese voorraadopnames
Tydens die opnames word alle persele van ‘n medewerker besoek
en word alle heel graan in voorraad gemeet (bepaling van die
volume van opbergfasiliteite is meesal bekombaar vanaf inge-
nieursplanne en fisiese meting van volume van die tonnemaat
voorhande). Die tonnemaat in voorraad word vergelyk met die mede-
werkers se boekvoorraad en dit wat op die opgawes verklaar is.
Die inspekteurs se doelwit is om medewerkers wat tot 90% van
alle inligting verskaf, ten minste elke twee jaar te besoek en voor-
raad fisies te neem. Die res van die medewerkers word ten minste
elke jaar besoek.
‘n Groot aantal ad hoc-inspeksies word ook deurlopend, waar daar
suspisie ontstaan oor die korrektheid van ‘n opgawe se inligting,
gedoen.
Oudit van brondokumente en rekords
Brondokumente word op steekproefbasis getrek en gevolg tot by
die opgawe om die redelike akkuraatheid en volledigheid van die
opgawe te bepaal.
Ofskoon daar gereeld met inspeksies gevind word dat verstellings
aan die opgawes wat verskaf is nodig is, is dit nietige verstellings
wat feitlik geen effek op SAGIS se reeds-gepubliseerde inligting
het nie.
SAGIS besef die belang van korrekte inligting vir besluitneming
deur alle rolspelers in die graan- en oliesademarkte.
Daar is geen voordeel vir SAGIS daarin om inligting te manipuleer
nie. Ons kan egter net die inligting wat deur die rolspelers (mede-
werkers) in die bedrywe verskaf word deur middel van verskeie
interne en eksterne kontroles konsekwent en op ‘n deurlopende
basis verifieer om die korrektheid daarvan te verseker voordat dit
bekend gemaak word.
Figuur 1: SAGIS se struktuur.
Grafiek 1: Betroubaarheid van SAGIS se inligting.